PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

Documento

Período

Fundamentação Legal

Acordos de Compensação de Horas

05 anos

CF - artigo 7º,inciso XXIX

Advertência e Suspensão

05 anos

CF - artigo 7º,inciso XXIX

Alvará

Permanente

-o-

Apólice de Seguro

01 ano

Lei 10.406/02 – artigos 206 e 1.194

Atas de Assembléias e Conselho de Administração

Permanente

-o-

Atestado Médico/Abono de Falta

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Balancetes

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

CAGED

03 anos

Portaria MTE 235/2003

Cartão de Ponto

05 anos

CF - artigo 7º,inciso XXIX

Comprovante de Ticket-Refeição

05 anos

CF - artigo 7º,inciso XXIX

Comprovante de Vale-Transporte

05 anos

CF - artigo 7º,inciso XXIX

Comunicado de Dispensa

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Comunicado de Dispensa

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Conciliação Bancária

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Conhecimento de Frete

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Contrato de Leasing

10 anos

Lei 10.406/02 – artigos 205 e 1.194

Contrato de Locação de Bem Imóvel

03 anos

Lei 10.406/02 – artigos 206 e 1.194

Contrato de Prestação de Serviço

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Contrato de Trabalho

Permanente

-o-

Contrato Social e alterações

Permanente

-o-

Cópia de Certidões do Empregado

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Cópia de Certidões do Empregado

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

DARF (demais tributos)

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

DARF (PIS/COFINS)

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

DARJ, inclusive ICMS

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

DARM-RIO

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

DECLAN-IPM

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ)

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Declaração de Opção

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Demais Declarações SRF

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Demais Livros Fiscais

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Depósitos FGTS, inclusive através de GFIP

30 anos

Lei 8.036/90

Duplicatas

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Escritura de Compra e Venda

Permanente

-o-

Escritura de Compra e Venda

Permanente

-o-

Estatuto

Permanente

-o-

Extrato Bancário

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Folha de Pagamento

30 anos

Lei 8.036/90

GIA-ICMS

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS)

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS)

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Inscrição Estadual/Municipal

Permanente

-o-

Inscrição no CNPJ

Permanente

-o-

Livro de Acionista

Permanente

Lei 6.404/76 - artigo 177

Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR)

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Livro de Inspeção no Trabalho

Permanente

-o-

Livro de Registro de Inventário

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigos 45 e 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Livro de Registro de Saídas

10 anos

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Livro Diário

Permanente

Lei 6.404/76 - artigo 177

Livro ou Ficha de Registro de Empregados

Permanente

-o-

Livro Razão

Permanente

Lei 6.404/76 - artigo 177

Nota Fiscal (Ativo Imobilizado)

Permanência do bem na empresa

-o-

Nota Fiscal de Saídas de Mercadorias

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Nota Fiscal de Serviços

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

PAT

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

PCMSO

20 anos

Norma Regulamentadora 7

Pedido de Dispensa/Aviso Prévio

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

PRA

20 anos

Norma Regulamentadora 9

RAIS

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Recibo de Pensão Alimentícia

05 anos

Lei 5.172/66 – artigos 174 e 195

Recibo de Pró-Labore

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Recibos de Salário, Férias e 13º

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

RPA

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Salário Educação

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Salário Família

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Salário Maternidade

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Termo de Rescisão de Contrato

10 anos*

Lei 8.212/91 – artigo 46Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5º

Notas:

Observação 1: A lista não é exaustiva, necessitando análise detalhada das particularidades documentais e aspectos culturais de cada empresa. Deve ser observada, também, a existência de autos de infração, e de ações judiciais ou trabalhistas, para os quais é recomendável o prazo de guarda dos documentos até a decisão administrativa ou judicial correspondente. Para os documentos exigidos por mais de um órgão fiscalizador, deve-se observar o maior prazo existente na legislação.

Observação 2: Mediante o julgamento do Recurso Especial nº 616.348-MG, a Corte Especial do Superior Tribunal de Justiça (STJ) declarou, por unanimidade, no dia 21/08/2007, a inconstitucionalidade do artigo 45 da Lei 8.212/91, que autorizava o INSS a apurar e constituir créditos pelo prazo de 10 anos. Esta decisão pode ser considerada como uma das maiores disputas tributárias envolvendo o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Embora o texto estabeleça o prazo de dez anos para a decadência de tributos, o STJ concluiu que a regra só poderia ser criada por lei complementar e não ordinária, conforme previsto na alínea “b”, inciso III, artigo 146 da Constituição Federal. Sendo assim, deve-se considerar o prazo do Código Tributário Nacional (CTN), que é de 5 anos, conforme é previsto nos artigos 174 e 195.